Lập kế hoạch dự án đầu tư là quy trình không thể thiếu để đạt được một dự án hiệu quả và thành công. Dù bạn là một nhà đầu tư mới bắt đầu hay một chuyên gia có kinh nghiệm, quy trình lập kế hoạch sẽ giúp bạn tạo ra một kế hoạch rõ ràng và có chiến lược cho dự án đầu tư của mình. Hãy cùng DRACO tìm hiểu chi tiết các bước lập kế hoạch dự án trong bài viết dưới đây nhé!

Lập kế hoạch dự án đầu tư là gì? Mục đích của lập kế hoạch dự án

Lập kế hoạch dự án đầu tư là quá trình xác định mục tiêu, lập kế hoạch và tổ chức các hoạt động, tài nguyên thời gian cần thiết để thực hiện một dự án đầu tư một cách hiệu quả và thành công. 

Các yếu tố được đề cập trong kế hoạch dự án có thể bao gồm: mục tiêu, chi phí, phân chia trách nhiệm công việc, quy định thời gian, quy trình đánh giá, kiểm soát chất lượng…  

Mục đích chủ yếu của việc lập kế hoạch triển khai dự án là đảm bảo dự án được thực hiện một cách hiệu quả và đạt được mục tiêu đề ra, bằng cách thiết lập một loạt các chỉ dẫn chi tiết cho nguồn lực, ngân sách, lịch trình và quản lý rủi ro.

Lợi ích từ việc lập kế hoạch cho dự án 

Lập kế hoạch dự án đầu tư đóng vai trò quan trọng trong việc tạo ra một cái nhìn tổng thể về dự án và định hướng cụ thể. Đồng thời, thông qua việc xây dựng kế hoạch, chúng ta thể dự đoán và đối phó với các rủi ro có thể xảy ra. Cụ thể, việc lập kế hoạch dự án mang lại những lợi ích sau:

• Xác định người chịu trách nhiệm chính.
• Dự án luôn liên kết với mục tiêu đã đề ra.
• Dự tính các chi phí, lịch trình và các vấn đề khác.
• Xác định tài nguyên phục vụ dự án.
• Đưa ra phương pháp ngăn chặn những rủi ro có thể xảy ra.

Quy trình lập kế hoạch dự án đầu tư

Bước 1: Xác định mục tiêu dự án

• Xác định các vấn đề hoặc nhu cầu mà dự án sẽ giải quyết từ đó đưa ra mục tiêu
• Xác định rõ ràng mục tiêu và phạm vi của dự án.
• Xác định rõ các ràng buộc và giả định của dự án.
• Mục tiêu phải tuân thủ nguyên tắc SMART: cụ thể, đo lường được, đạt được, thực tế và có thời hạn

Bước 2: Phân tích rủi ro

• Đánh giá và đưa ra giả định về các rủi ro có thể ảnh hưởng đến dự án.
• Phát triển kế hoạch quản lý rủi ro để giảm thiểu hoặc ứng phó với các rủi ro.

Bước 3: Xác định các hoạt động của dự án

• Liệt kê các đầu việc cụ thể cần phải thực hiện để đạt được mục tiêu dự án.
• Việc xác định các hoạt động của dự án sẽ dựa trên mục tiêu và kế hoạch quản lý rủi ro được thiết lập ở bước đầu. 

Bước 4: Xác định Nguồn nhân lực

• Xác định đối tượng thụ hưởng và phân tích yêu cầu: họ là ai? họ muốn gì từ kết quả?…
• Xác định nguồn nhân lực chính và nguồn lực cung ứng bên ngoài tham gia thực hiện dự án. 
• Cần các mô tả chi tiết như: có ai thực hiện? ở vị trí nào? bao nhiêu người tại mỗi vị trí? trách nhiệm của mỗi vị trí?…

Bước 5: Lập Kế Hoạch Thời Gian

• Phân tích và xác định thời gian cần thiết cho từng công việc và hoạt động.
• Thực hiện các nhiệm vụ theo thứ tự mức độ ưu tiên giữa các công việc.
• Tạo ra một biểu đồ Gantt hoặc một lịch trình dự án để đo lường, kiểm soát để đảm bảo dự án diễn ra theo đúng tiến độ.

Bước 6: Lập Kế Hoạch Ngân Sách

Một dự toán ngân sách tốt cũng quan trọng như một bản kế hoạch dự án tốt. Suy cho cùng, ngân sách dự án cũng quyết định liệu dự án có được thực hiện hay không.

• Ước lượng chi phí các hoạt động chi tiết: nguyên vật liệu, nguồn nhân lực… Chi phí cố định: chi phí vận hành, viễn thông và chi phí đi lại… Chi phí nguồn nhân lực như lương cho các vị trí
• Xác định và quản lý ngân sách dự án.

Bước 7: Phân tích và kiểm tra kết quả dự án

• Đánh giá kế hoạch dự án, đo lường chất lượng công việc, thời gian hoàn thành, ngân sách chi trả để đảm bảo tính khả thi và hoàn chỉnh.
• Điều chỉnh và cập nhật kế hoạch dự án khi cần thiết.

Xem thêm: 7 phương pháp đánh giá hiệu quả đầu tư dự án cho doanh nghiệp

Một số lưu ý khi lập kế hoạch dự án đầu tư

Khi lập kế hoạch dự án đầu tư, có một số lưu ý quan trọng cần xem xét:

• Nghiên cứu và khảo sát kỹ lưỡng để hiểu rõ về yêu cầu, cơ hội và rủi ro liên quan. Đảm bảo rằng kế hoạch dự án phản ánh thực tế và có thể thực hiện được.
• Lựa chọn phương pháp lập kế hoạch: cân nhắc giữa phương pháp truyền thống và sử dụng phần mềm ứng dụng để lập kế hoạch chi tiết và dễ quản lý.

• Cụ thể và Rõ ràng: Bản kế hoạch dự án cần phải cụ thể và rõ ràng, với các phần được mô tả một cách chi tiết. Đặc biệt đối với các dự án xây dựng, các bản vẽ và thiết kế là không thể thiếu.
• Sử dụng phần mềm giao việc: theo dõi và quản lý kế hoạch dự án một cách đơn giản và hiệu quả bằng phần mềm. Các phần mềm giao việc cung cấp các tính năng để phân chia công việc, theo dõi tiến độ và giao tiếp trong dự án.
• Tạo hồ sơ kế hoạch: Tạo một hồ sơ kế hoạch hoàn chỉnh và thông tin liên quan đến dự án. Đảm bảo rằng mọi người tham gia dự án có thể truy cập và tham khảo hồ sơ kế hoạch một cách dễ dàng.

Bằng cách thực hiện những lưu ý này, bạn có thể lập kế hoạch dự án đầu tư một cách tổ chức và hiệu quả, giúp đảm bảo rằng dự án đạt được kết quả mong đợi.

Kết luận

Lập kế hoạch dự án đầu tư là quá trình quan trọng và phức tạp đòi hỏi sự chuẩn bị kỹ lưỡng và chiến lược rõ ràng. Với 7 bước cơ bản này trong bài viết này, DRACO tin rằng bạn có thể lập kế hoạch dự án một cách hiệu quả và đạt được mục tiêu của mình.

DRACO cung cấp phần mềm quản lý dự án DraERP hiệu quả liên kết với nhau từ quản lý nguồn lực đến quản lý tài chính. Hãy để DraERP hỗ trợ bạn trong hành trình này, cùng nhau xây dựng những dự án đầu tư thành công và bền vững! Đăng kí nhận tài khoản DraERP miễn phí tại đây!