Số hóa dữ liệu được coi là bước khởi đầu của chuyển đổi số. Ảnh hưởng của dịch bệnh Covid-19 đã làm cho doanh nghiệp quan tâm đến việc số hóa dữ liệu bởi số lượng giấy tờ chồng chất. Mục đích để thuận tiện cho nhân viên và cả doanh nghiệp

Số hóa dữ liệu là gì?

Số hóa dữ liệu là quá trình chuyển đổi các dạng dữ liệu truyền thông như: hồ sơ, giấy tờ, tài liệu lưu trữ, văn bản bản cứng, hình ảnh thành các định dạng dữ liệu kỹ thuật số, có thể quản lý và sử dụng điện tử (máy tính có thể hiểu và lưu trữ).

Khi số hóa dữ liệu thì toàn bộ không tin sẽ không bị thay đổi mà nó chỉ được chuyển sang định dạng kỹ thuật số. Giải pháp số hoá dữ liệu giúp doanh nghiệp, tổ chức có thể chuyển đổi các thông tin bản cứng thành cách dữ liệu có thể sử dụng và lưu trữ hay tìm kiếm qua mạng. Nhờ vậy, các doanh nghiệp, tổ chức có thể dễ dàng tìm kiếm, kiểm soát, quản lý thông tin, văn bản, tài liệu lưu trữ một cách nhanh chóng, tiện lợi nhất.

Các loại dữ liệu được số hóa hiện nay

Các loại dữ liệu đang được số hóa:

• Khóa học trực tuyến
• Sách điện tử (Ebook)
• Theme, plugin website
• Các loại phần mềm
• Podcast

Những lợi ích mà số hóa dữ liệu mang lại

Dễ chia sẻ, sử dụng và tìm kiếm

Khi tài liệu được số hóa người dùng sẽ được cấp quyền truy cập để xem. Đồng thời có thể dễ dàng chia sẻ cho nhau chỉ thông qua một cú click chuột. Qua đó giúp gắn kết đội ngũ nhân sự với nhau và đạt được hiệu suất cao hơn trong công việc 

Vấn đề bảo mật được đảm bảo

Phương pháp lưu trữ dữ liệu kỹ thuật số được đảm bảo an toàn bảo mật hơn phương pháp thông thường. Dữ liệu được lưu trữ trên máy chủ có thể quản lý từ xa có lập trình hệ thống bảo mật cao nên không có khả năng bị mất. Bên cạnh đó người dùng có thể mã hóa thêm lớp bảo mật để đảm bảo an toàn hơn cho dữ liệu

Tiết kiệm chi phí và không gian lưu trữ dữ liệu

Lưu trữ bằng phương pháp truyền thống bằng giấy tờ thì doanh nghiệp phải dành ra một khoản ngân sách. Chi phí này cùng để thuê kho lưu trữ hay người quản lý. Dữ liệu ngày càng sẽ tiêu tốn không gian và chi phí càng nhiều. Ngoài ra, các dữ liệu trên giấy lâu dài có thể bị hư hỏng, móc bởi các tác nhân bên ngoài. Vì vậy, việc số hóa dữ liệu là một nhiệm vụ tất yếu của doanh nghiệp. 

Tăng năng suất làm việc 

Lượng dữ liệu lớn của doanh nghiệp đòi hỏi nhiều nhân lực để xử lý và lưu trữ tập trung. Điều này không chỉ tiêu tốn nhân sự mà còn tốn thời gian để xử lý vấn đề. Trực tiếp ảnh hưởng đến kết quả kinh doanh. Trong đó có sự sụt giảm về số lượng việc làm, chất lượng sản phẩm, doanh thu và doanh số. Tuy nhiên, việc xử lý và lưu trữ thủ công có thể có sai sót trong quá trình nhập liệu. Ứng dụng số hóa giúp xử lý công việc, lưu trữ thông tin và nâng cao hiệu quả công việc.

Tiền đề cho quá trình chuyển đổi số

Số hóa được nhận định là bước đầu của quá trình chuyển đổi số. Chuyển đổi số và số hóa có sự khác biệt nhau. Số hóa là áp dụng công nghệ, sử dụng yếu tố kỹ thuật để chuyển đổi thông tin, dữ liệu, thay thế cách làm việc truyền thống qua giấy tờ.Ứng dụng này thay đổi toàn diện phương thức làm việc và quy trình của doanh nghiệp. Chuyển đổi số đòi hỏi ý chí của lãnh đạo và sự đồng thuận của toàn bộ nhân viên.

Quy trình số hóa dữ liệu giúp truy xuất dễ dàng thông tin, tối ưu quá trình vận hành. Đây cũng là điều quan trọng nhất để doanh nghiệp tiến tới việc chuyển đổi số.

Bảo vệ môi trường

Việc số hóa giúp bảo vệ môi trường. Nhờ vào việc giảm bớt số lượng giấy và mực in thải ra môi trường mỗi ngày. Từ đó góp phần xây dựng một môi trường xanh, sạch đẹp

Quy trình số hóa dữ liệu

Tùy vào mục đích riêng mà doanh nghiệp có quy trình số hóa cũng khác nhau. Thông thường, quy trình này được tạo nên từ ba thành phần chính: phần mềm, thiết bị, dịch vụ số hóa 

Bước 1: Thu thập tài liệu lưu trữ

Tất cả các tài liệu cần thiết sẽ được thu thập một cách đầy đủ để thuận tiện cho việc mã hóa dữ liệu

Bước 2: Phân loại tài liệu

Trong quá trình số hóa, tất cả tài liệu sẽ được kiểm tra và sắp xếp vào từng tệp, thư mục riêng. Việc này nhằm đảm bảo cho việc truy xuất sau này. Do đó, Các tài liệu cần được phân loại theo từng hạng mục tiết kiệm được rất nhiều thời gian.

Bước 3: Thiết lập hệ thống

Đây là bước quan trọng nhất để chuyển đổi dữ liệu trên giấy sang định dạng kỹ thuật số. Danh mục tài liệu số hóa được lập và gắn tài liệu vào thông qua một phần mềm ứng dụng, sau đó tạo ra metadata. Tài liệu được đặt định dạng theo sự lựa chọn từ trước. 

Bước 4: Kiểm tra dữ liệu

Cuối cùng, doanh nghiệp cần kiểm tra lại tổng thể toàn bộ dữ liệu đã được số hóa. Dữ liệu nào không đạt yêu cầu thì sửa lại kịp thời. Tiêu chí để kiểm tra tài liệu số hóa như sau: Thứ nhất, hình ảnh đảm bảo được chất lượng và số lượng đầy đủ. Thứ hai, định dạng ảnh thông thường là PDF hoặc JPG tùy theo nhu cầu doanh nghiệp.

DRACO – CUNG CẤP PHẦN MỀM ERP TỐT NHẤT

Website: https://dracorp.com.vn/

Hotline: (+84)-338-855-353