TRIỂN KHAI HỆ THỐNG QUẢN TRỊ DOANH NGHIỆP

Xây dựng hệ thống quản lý doanh nghiệp tốt sẽ giúp doanh nghiệp hoạt động ổn định. Đồng thời cũng gia tăng năng suất và đẩy mạnh doanh thu.

Với hệ thống chặt chẽ, doanh nghiệp có thể tập trung vào hoạt động sinh lời. Điều này đòi hỏi nhiều thời gian, năng lượng, kỹ năng và chuyên môn. Vậy hệ thống quản lí doanh nghiệp là gì? Làm thế nào để tạo ra nó? Hãy cùng DRACO tìm hiểu nhénhé

1.Thế nào là hệ thống quản lí doanh nghiệp?

Hệ thống quản lý doanh nghiệp là công cụ hoạch định nguồn lực trong doanh nghiệp. Nó còn hiện thực hóa các chiến lược, chính sách và quy trình được sử dụng trong việc thực hiện và triển khai kế hoạch.

Các phương pháp quản lý doanh nghiệp khác nhau sẽ dẫn đến các tư duy và nhận thức khác nhau. Hệ thống có thể chia ra thành:

• Hệ thống quản lý chất lượng theo ISO 9000 (đạt yêu cầu và ổn định chất lượng sản phẩm/dịch vụ).
• Hệ thống kiểm soát nội bộ (giảm thiểu các rủi ro).
• Hệ thống sản xuất tinh gọn(tăng năng suất, giảm chi phí, rút ngắn thời gian, tăng sản lượng sản xuất).
• Hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp ERP (hệ thống quản trị tốt nhất, xử lý nhanh chóng, kịp thời các vấn đề phát sinh, giảm chi phí…).

Quản lý và sử dụng nguồn lực hiệu quả là điều kiện tiên quyết để giúp doanh nghiệp phát triển bền vững. Vì thế ERP đang ngày càng được doanh nghiệp ưa chuộng và sử dụng nhiều.

2. Ưu điểm của hệ thống quản lý doanh nghiệp

2.1. Lợi thế cạnh tranh

Không sai khi nói rằng ERP đòi hỏi một khoản đầu tư lớn. Tuy nhiên, doanh nghiệp có thể sẽ phải chi trả chi phí lớn hơn nếu không đầu tư. Trong khi một số nhà sản xuất chọn cách bám sát các phương pháp đã thành công trong quá khứ. Những nhà sản xuất khác lại tìm kiếm giải pháp công nghệ mới. Với nhiều lợi thế hoạch định nguồn lực doanh nghiệp mà phần mềm cung cấp. Người dùng có thể thấy hiệu suất làm việc được cải thiện.

2.2. Cải thiện hiệu quả quy trình

ERP loại bỏ các quy trình lặp lại và giảm đáng kể nhu cầu nhập thông tin theo cách thủ công. Điều này không chỉ cải thiện năng suất người dùng mà còn loại bỏ khả năng dữ liệu không chính xác có thể dẫn đến sai lầm kinh doanh.

Triển khai hệ thống ERP sẽ cải thiện các hoạt động kinh doanh hàng ngày bằng cách hợp lý hóa các quy trình kinh doanh. Điều này giúp công ty thu thập dữ liệu dễ dàng và hiệu quả hơn. ERP như một ‘trợ thủ đắc lực’. Nó giúp doanh nghiệp luôn đi đúng hướng, chú ý đến từng chi tiết và giúp công việc dễ dàng và hiệu quả hơn.

2.3. Dự báo chính xác

Phần mềm quản lí doanh nghiệp cung cấp cho người dùng những công cụ cần để dự báo chính xác hơn. Điều này giúp người dùng có cái nhìn tổng quan hơn và lập kế hoạch một cách thích hợp.

Với việc đưa ra dự báo tốt hơn, các doanh nghiệp có thể giảm chi phí kinh doanh một cách hiệu quả. Nó giúp tiết kiệm vốn cũng như chủ động hơn trong công việc quản lý. Ngoài ra, doanh nghiệp còn có thể đưa ra các ước tính thực tế và dự báo hiệu quả hơn.

2.4. Bộ phận hợp tác

Không ai muốn điều hành một doanh nghiệp mà bộ phận hoạt động tách biệt nhau. Sự tương tác giữa các bộ phận là một phần quan trọng và cần thiết của doanh nghiệp. Đặc biệt khi các dự án kinh doanh thường liên quan đến nhiều hơn một bộ phận.

Với việc dữ liệu được tập trung và nhất quán trên ERP, các phòng ban có thể chia sẻ thông tin và cộng tác bất cứ khi nào cần. Điều thú vị của phần mềm ERP là cập nhật theo thời gian thực. 

2.5. Tài nguyên có thể mở rộng

Hệ thống cho phép bổ sung người dùng và các chức năng mới để phát triển hơn nữa các giải pháp được triển khai ban đầu. Bất kể doanh nghiệp lớn hay nhỏ, ERP sẽ phát triển cùng với nó, thu hút người dùng mới và các vòng dữ liệu mới. Vì thế doanh nghiệp không cần phải lo về việc có thêm một hoặc hai người dùng hay không. Chỉ cần đảm bảo rằng giải pháp doanh nghiệp mà bạn chọn có thể phát triển cùng với doanh nghiệp.

2.6. Thông tin tích hợp

Phần mềm hoạch định nguồn lực doanh nghiệp hoạt động như một trung tâm. Nơi lưu trữ tất cả thông tin quan trọng mà doanh nghiệp cần để duy trì các hoạt động và công việc kinh doanh hàng ngày. Tất cả thông tin sẽ được đặt ở một vị trí duy nhất. Nghĩa là có thể tích hợp các nền tảng như phần mềm CRM với phần mềm ERP của mình. Điều này giúp giữ cho dữ liệu nhất quán, chính xác và duy nhất.

Khách hàng, đơn hàng và vị trí quảng cáo sẽ cùng lưu trữ ở một nơi. Vì nó được cập nhật theo thời gian thực trên toàn bộ hệ thống nên không cần lo về việc thông tin có chính xác hay không. Điều này giúp cải thiện độ chính xác dữ liệu, giúp loại bỏ việc mắc lỗi kinh doanh tiềm ẩn với dữ liệu và phân tích sai.

2.7. Tiết kiệm chi phí

Mọi doanh nghiệp đều muốn có một kế hoạch tài chính chi tiết, cụ thể và tránh mắc phải những sai lầm có thể gây ra tổn hại về mặt tài chính. Với nguồn thông tin chính xác, theo thời gian thực, phần mềm giảm chi phí hành chính và hoạt động. Phần mềm cho phép các doanh nghiệp sử dụng tiền vào các lĩnh vực cần thiết khác. Nó cho phép các nhà sản xuất chủ động quản lý hoạt động, ngăn chặn mọi sự gián đoạn và chậm trễ. Bên cạnh đó còn chia nhỏ thông tin và giúp người dùng đưa ra quyết định nhanh chóng hơn. 

3. Vai trò của ERP trong quản trị doanh nghiệp

Hiện nay, các doanh nghiệp đều đã ứng dụng hệ thống ERP vào việc Quản lý doanh nghiệp, đặc biệt là Việt Nam. ERP đang dần thể hiện là một công cụ hữu ích và không thể thiếu trong công việc. Điều này giúp nâng cao hiệu quả quản lý các nguồn lực, định hướng phát triển chung và tạo nên sự phát triển bền vững cho các doanh nghiệp nước ta.

Thông qua ERP, các doanh nghiệp vừa có thể xây dựng được bộ máy quản trị chặt chẽ. Tuy nhiên vẫn liên tục cập nhật được các tiến bộ khoa học kỹ thuật, cải thiện hiệu quả. Chính vì vậy, ERP đang dần đóng vai trò thiết yếu, then chốt trong hệ thống Quản lý Doanh nghiệp hiện nay.

4. Các bước xây dựng hệ thống quản trị doanh nghiệp

4.1. Thiết lập quy chế quản trị:

Quy chế nội bộ về quản trị công ty là những văn bản do công ty ban hành và được lưu hành nội bộ. Trong đó có quy định về các cách thức để điều hành và kiểm soát công ty.

Ngoài ra, quy chế cũng quy định hoạt động và tài chính quản lý các hoạt động chung và tài chính, tài sản của doanh nghiệp.

4.2. Hoàn thiện cơ cấu tổ chức – chức năng nhiệm vụ

Ở bước này, nhà quản lý cần thực hiện các công việc sau:

• Bước đầu phác thảo lên sơ đồ cơ cấu tổ chức hợp lý. Việc này nhằm hỗ trợ việc thực thi các mục tiêu của doanh nghiệp.
• Xây dựng bộ tài liệu chung, trong đó mô tả chức năng, nhiệm vụ các phòng ban, bộ phận của doanh nghiệp.
• Thiết kế bản mô tả công việc của các vị trí chủ chốt.
• Xây dựng ma trận phân công nhiệm vụ, trách nhiệm giữa các phòng ban, bộ phận của doanh nghiệp.

4.2. Xây dựng hệ thống quản trị tài chính

Quản trị tài chính là quản trị nguồn vốn với mục đích tối đa hóa lợi nhuận của doanh nghiệp.

Đây là nghiệp vụ mang tính quyết định với doanh nghiệp. Vì thế cần thiết lập khi đã xác định cơ cấu tổ chức và chức năng nhiệm vụ của các phòng ban. Các cấp quản lý cùng với các cố vấn chuyên môn của doanh nghiệp sẽ xây dựng quy trình, quy định, hướng dẫn quản lý hoạt động…

4.3. Xây dựng hệ thống quản trị hoạt động sản xuất kinh doanh

Hoạt động sản xuất kinh doanh là hoạt động chính tạo ra lợi nhuận cho doanh nghiệp. Đó là lý do để doanh nghiệp tồn tại và phát triển. Ban lãnh đạo sẽ thiết lập các quy trình, hướng dẫn, quản lý hoạt động mua hàng. Ngoài ra còn kiểm soát quá trình sản xuất kinh doanh và thông tin khách hàng…

4.4. Tạo dựng hệ thống quản trị nguồn lực

Nguồn lực đầu vào của tổ chức và doanh nghiệp chủ yếu là vốn và lao động. Vốn ở đây không chỉ là tiền mà còn là tài sản cố định của doanh nghiệp, cơ sở vật chất phục vụ cho sản xuất kinh doanh.

4.5. Thiết lập hệ thống quản trị hành chính

Bước cuối cùng để hoàn thành hệ thống ERP hoàn chỉnh đó là quản lý hành chính doanh nghiệp. Ban điều hành cần xây dựng quy trình, quy định, hướng dẫn quản lý thông tin, tài liệu của doanh nghiệp, các công văn – văn bản.

Đối với hầu hết các doanh nghiệp, lợi thế của ERP áp dụng trong công việc quản lý thường lớn hơn những nhược điểm.

Các chức năng kinh doanh hoàn toàn được sắp xếp một cách hợp lý, đảm bảo việc tăng năng suất dài hạn. Việc xây dựng và triển khai ERP là một khoản đầu tư đáng giá về thời gian và nguồn lực. 

DRACO sẽ luôn đồng hành, hỗ trợ và giải đáp tất cả các thắc mắc của bạn, cung cấp giải pháp quản trị doanh nghiệp một cách toàn diện và hiệu quả.

DRACO – CUNG CẤP PHẦN MỀM ERP TỐT NHẤT

Hotline: (+84)-338-855-353